Pemusnahan dan Penghapusan Arsip KPPBC TMP Tanjung Perak

Tanjung Perak, Surabaya – Dalam kegiatan perkantoran, tentunya kita sangat familiar dengan  kata arsip karena hampir setiap kantor akan berhadapan dengan dokumen-dokumen perkantoran meskipun saat ini beberapa instansi telah menerapkan pengiriman dokumen dengan menggunakan softcopy (paperless). KPPBC TMP Tanjung Perak sendiri telah menerapkannya namun belum mandatory secara penuh.

Dalam perjalanannya, arsip adalah suatu hal yang sepele namun sangat penting. Karena bisa saja suatu dokumen yang telah berlalu selama 8 tahun tiba-tiba diperlukan kembali karena suatu hal. Namun, arsip dari dokumen-dokumen ini hanya disimpan selama 10 tahun saja, tidak bisa dibayangkan apabila seluruh dokumen disimpan dari sejak pertama kali kantor terbentuk hingga saat ini, maka akan membutuhkan banyak tempat penyimpanan. Untuk itulah, perlu dilakukan pemusnahan atas dokumen-dokumen tersebut demi efektivitas tempat penyimpanan.

Pada hari Kamis, 13 Juli 2017 KPPBC TMP Tanjung menyelenggarakan Pemusnahan dan Penghapusan Arsip, dihadiri oleh para perwakilan pejabat di lingkungan Kanwil DJBC Jatim I, Tim dari Subbag Persuratan dan Kearsipan Kantor Pusat DJBC dan pegawai KPPBC TMP Tanjung Perak. Acara dimulai pada pukul 09.15 WIB.

Sebagai ketua pelaksana, Lenni Ika Wahyudiasti memberikan sambutan pertama pada acara tersebut. Dilanjutkan oleh Efrizal sebagai Kepala KPPBC TMP Tanjung Perak. “Kegiatan yg sangat langka di kantor bea cukai. Dengan proses cukup panjang yang telah dilakukan oleh tim pemusnahan, maupun pihak-pihak terkait. Penanganan arsip adalah kegiatan yang sangat tidak menarik namun Bea Cukai perak sangat bersyukur bisa melaksanakan penatauasahaan arsip yg dibantu asistensi dari kantor pusat“ tutur beliau. Pada kesempatan yang sama, Kasubbag Persuratan dan Kearsipan Kantor Pusat DJBC, Suko Wibowo menuturkan bahwa beliau dan rekan-rekan Kantor Pusat memberikan apresiasi kepada Bea cukai Perak atas pelaksanaan kegiatan ini dan harus menjadi siklus ideal harus terus dilakukan setiap tahun karena modalnya hanyalah semangat.

Dalam kegiatan ini dilakukan penyerahan simbolis dari KPPBC TMP Tanjung Perak kepada PT. Pabrik Kertas Indonesia (Pakerin) sebagai pihak ketiga dimana lokasi pemusnahan dilakukan. Perlu diketahui bahwa arsip yang dimusnahkan ini sebanyak 6.566 bundel diangkut oleh 6 truk dan pelaksanaan pemusnahan dilakukan setelah kegiatan seremonial berakhir.

(PLI KPPBC TMP Tanjung Perak)

Dokumentasi Kegiatan:

(tampak truk mengangkut arsip yang akan dimusnahkan)

(Lenni Ika Wahyudiasti menyampaikan sambutan)

(Efrizal memberikan sambutan)

(Kasubbag Persuratan dan Pengarsipan Kantor Pusat DJBC menyampaikan sambutan)

(penyerahan simbolis kepada PT. Pakerin)

(penyerahan simbolis kepada PT. Pakerin)

(Penandatanganan Berita Acara)

(lokasi pemusnahan pada PT. Pakerin)

(tampak beberapa arsip yang akan dimusnahkan)

(Proses pemusnahan)