Pengelolaan Kearsipan Bea Cukai Tanjung Perak

Pengelolaan Arsip Dinamis pada KPPBC TMP Tanjung Perak dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan Arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang kepabeanan dan cukai. Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan penyusutan arsip

  1. Penciptaan Arsip
    1. Pembuatan

Pembuatan Arsip adalah kegiatan merekam atau mencatat informasi dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.  Pembuatan Arsip dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebaga i berikut:

  1. Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks;
  2. Pembuatan Arsip dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang­ undangan yang mengatur mengenai tata naskah dinas serta klasifikasi Ars ip;
  3. Untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan suatu Arsip, pembuatan Ars ip dilaksanakan berdasarkan ketentuan peratura n perundang-undangan yang mengatur mengenai klasifikasi keamanan dan akses Arsip;
  4. Pembuatan Arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh Unit Pengolah.
  5. Penerimaan

Penerimaan Arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan Arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Penerimaan Arsip harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Arsip  diterima  dengan aman, tepat , lengkap, dan jela s terbaca , baik dalam

bentuk tercetak ataupun dalam bentuk Arsip Elektronik;

  1. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima Arsip yang berwenang ;
  2. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin

faks penerima Arsip;

  1. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan Arsip itu harus didokumentasiikan dengan cara registras i oleh unit yang membawahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanj uti oleh Unit Pengolah.
  2. Penciptaan Ars ip
    1. Registrasi

Registrasi Arsip adalah kegiatan pencatatan Arsip ya ng dibuat atau diterima dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten;
  2. Registrasi Arsip dilakukan dengan mencatat informasi Arsip sesuai standar metadata Kearsipan , sekurang-kurangnya meliputi tanggal pembuatan atau penerimaan, nomor Arsip , instansi tujuan atau pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi;
  3. Pada saat registrasi Arsip dapat dilakukan pemindaian Arsip dengan memperhatikan klasifikasi keamanan dan akses Arsip ;
  4. Data registrasi tidak boleh diubah, kecuali terjadi kesalahan teknis pada saat perekaman.

 

  1. Distribusi kepada pihak yang berwenang

Distribusi dimaksudkan sebagai proses alur dokumen mulai dari pertama kali diciptakan hingga pada output yang dihasilkan. Alur ini sesuai dengan ketentuan dan proses bisnis yang yang telah ditetapkan

  1. Tindakan pengendalian

Pengendalian dimaksudkan disini yaitu kegiatan untuk melindungi dan menjaga keutuhan dokumen dari risiko kehilangan atau kerusakan yang disebabkan oleh faktor bencana, lingkungan, dan akses oleh orang yang tidak berhak.

  1. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
    1. Pemberkasan Arsip Aktif

Pemberkasan Arsip Aktif merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan Arsip secara logis dan sistematis untuk mempermudah penemuan kembali Arsip secara cepat dan tepat. Pemberkasan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab Unit Pengolah dan dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Arsip yang   sudah   diregistrasikan  harus   diberkaskan   sebagai   Arsip   Aktif berdasarkan klasifikasi Arsip.
  2. Pemberkasan Arsip dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
    1. Penentuan lndeks

Kegiatan pemberian indeks pada Arsip dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) terhadap isi informasi Arsip yang akan disimpan dan dicantumkan pada folder. lndeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah atau kurun waktu.

  1. Pengkodean

Kegiatan penulisan kode klasifikasi berdasarkan indeks yang dipilih pada bagian belakang halaman terakhir Arsip . Penentuan kode klasifikasi merujuk pada klasifikasi Arsip yang diatur dalam Peratura n Menteri Keuangan.

  1. Pelabelan

Kegiatan pemberian deskripsi informasi pada fo lder dengan mencantumkan kode klasifikasi beserta indeks pada bagian atas folder.

  1. Penataan

Kegiatan penyimpanan folder yang berisikan Arsip dan telah diberikan label ke dalam filling cabinet berdasarkan klasifikasi arsip sebagai dasar penataan.

  1. Pemberkasan Arsip pada KPPBC TMP Tanjung Perak ditujukan untuk  tertatanya  fisik  dan  informasi Arsip,  serta  tersusunnya daftar Arsip Aktif.
  2. Daftar Arsip aktif terdiri atas Daftar Berkas dan Daftar lsi Berkas.
  3. Daftar Berkas paling sedikit memuat informasi mengenai unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
  4. Daftar lsi Berkas paling sedikit memuat  informasi  mengenai  nomor  berkas, nomor item Arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
  5. Unit pengolah menyampaikan  daftar Arsip Aktif  kepada Unit Kearsipan
  6. Pemeliharaan Arsip lnaktif

Pemeliharaan Arsip lnaktif dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

  1. Penataan
    1. Penataan Arsip lnaktif dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan asas aturan asli;

2) Asas asal-usul merupakan asas yang digunakan sebagai  acuan  untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip ,  tidak tercampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lainnya;

  1. Asas aturan asli merupakan asas yang digunakan sebagai  acuan  untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip  masih  digunakan  untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip;
  2. Penataan Arsip  lnaktif dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik Arsip,

pengolahan informasi Arsip, dan penyusunan daftar Arsip lnaktif ;

  1. Daftar Arsip lnaktif sekurang-kurangnya memuat informasi  mengenai Pencipta Arsip, Unit Pengolah, nomor Arsip , kode  klasifikasi,  uraian informasi, kurun waktu , jumlah , dan keterangan;
  2. Penataan Arsip lnaktif dan penyusunan daftar Arsip lnaktif menjadi tanggung

jawab pimpinan Unit Kearsipan .

  1. Penyimpanan
    1. Penyimpanan  Arsip  dilakukan  terhadap  Arsip Aktif  dan  Arsip  lnaktif  yang

telah dicatat dalam daftar Arsip;

  1. Penyimpanan Arsip dilaksanakan untuk menjamin keamanan f isik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA;
  2. Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab  pimpinan Unit Pengolah;
  3. Penyimpanan Arsip lnaktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.
  4. Alih Media
    1. Alih media Arsip dapat dilakukan untuk mendukung Pemeliharaan Arsip ;
    2. Alih media Arsip dilaksanakan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan;
    3. Alih media Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi dan nilai informasi Arsip;
    4. Tata   cara   alih   media  Arsip   diatur   lebih   lanjut   dalam   Keputusan   Menteri

Keuangan.

  1. Layanan Peminjaman Arsip lnaktif

Unit Kearsipan melayani peminjaman Arsip lnaktif oleh Unit Pengolah maupun oleh pihak eksternal melalui Unit Pengolah. Peminjaman Arsip lnaktif diberikan berdasarkan pertimbangan klasifikasi keamanan Arsip Dinamis, tingkat kerahasiaan Arsip, dan hak akses peminjam

  1. Penyusutan Arsip
    1. Pemindahan Arsip lnaktif Dari Unit Pengolah Ke Unit Kearsipan
    2. Pemusnahan Arsip
      1. Kriteria Arsip yang dimusnahkan merupakan Arsip yang:
        1. tidak memiliki nilai guna;
        2. telah habis retensinya, dan berketerangan dimusnahkan  atau dinilai kembali berdasarkan jadwal  Retensi Arsip;
        3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; serta
      2. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara .
      3. Prosedur Pemusnahan Arsip
        1. Pembentukan panitia pemusnahan Arsip

Panitia pemusnahan Arsip dibentuk dengan Keputusan Direktur  Jenderal untuk yang berada di tingkat pusat dan dengan Keputusan Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Pelayanan Utama untuk yang berada  pada  satuan kerja vertikal.

  1. Penyeleksian Arsip

Penyeleksian Arsip dilakukan oleh Panitia Pemusnahan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Substantif DJBC

  1. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul musnah yang sekurang-kurangnya berisi nomor, jenis Arsip , tahun, jumla h, tingkat perkembangan, dan keterangan.

  1. Pengajuan Usul Pemusnahan Arsip

Usulan pemusnahan Arsip kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal dilakukan mulai dari unit satker pengusul pemusnahan Arsip secara berjenjang sampai dengan tingkat eselon I dengan melampirkan :

  1. Nota dinas usulan permohonan pemusnahan Arsip dari satuan kerja;
  2. Daftar Arsip usul musnah dalam bentuk softcopy (Ms. Excel atau spreadsheet). Softcopy daftar Arsip usul musnah dikirimkan ke alamat email tuk.umum@customs .go.id;
  3. Keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip
  4. Penilaian Arsip Usul Musnah oleh Panitia Penilai Arsip

Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian terhadap Daftar Arsip Usul Musnah dan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip, kemudian membuatkan Berita Acara Penelitian dan Penilaian Arsip . Kegiatan ini turut disaksikan oleh pejabatlpegawai dari Unit Kearsipan II.

  1. Permintaan Persetujuan Pemusnahan kepada Kepala ANRI

Selanjutnya Unit Kearsipan I meneruskan permohonan pemusnahan Arsip kepada Kepala ANRI dengan melampirkan Berita Acara Penelitian dan Penilaian Arsip untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

  1. Penetapan Pemusnahan Arsip

Menteri Keuangan menetapkan Arsip yang akan dimusnahkan dalam KMK yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Keuangan, setelah mendapat persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

  1. Persetujuan Pemusnahan terhadap bahan non Arsip ditetapkan oleh pimpinan unit eselon II yang bersangkutan untuk satuan kerja di lingkungan  kantor pusat dan oleh kepala satuan kerja yang bersangkutan untuk satuan kerja vertikal/unit pelaksana teknis, berdasarkan usulan dari Unit Kearsipan.
  2. Penanganan Terhadap Arsip Rusak Berat Dikarenakan Force Majeure

Terhadap Arsip rusak berat yang disebabkan karena terjadinya bencana kebakaran, banjir dan/atau rusak karena pengaruh alam sehingga tidak dikenal lagi, baik fisik maupun informasinya, dilakukan tindakan sebagai berikut:

  1. membuat surat pernyataan bermaterai yang ditandatangani oleh pimpinan  unit eselon II yang bersangkutan untuk satuan kerja di lingkungan Kantor Pusat atau oleh pimpinan  satuan kerja yang bersangkutan untuk satuan kerja vertikal/unit pelaksana teknis yang menyatakan tentang kondisi Arsip akibat kejadian force majeure ;
  2. meminta  surat  keterangan  dari  Kepolisian  setempat  mengenai  kejadian force majeur ;
  3. melaporkan kepada Menteri Keuangan c.q. Sekretaris Jenderal , lnspektur Jenderal dan Direktur Jenderal dengan melampirkan surat sebaga imana dimaksud pada butir a dan butir b di atas.
  4. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
    1. Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
      1. Pembakaran;
      2. Pencacahan;
      3. Penggunaan bahan kimia;
      4. Pulping; dan
      5. Cara-cara   lain yang   memenuhi   kriteria   yang   disebut   dengan   istilah pemusnahan.

Metode pemusnahan diharuskan dengan memperhatikan analisa dampak lingkungan yang ditimbulkan antara lain untuk pemusnahan  Arsip  dengan cara ditimbun di dalam tanah harus dipastikan bahan yang bisa diurai oleh mikroorganisme tanah .

  1. Pemusnahan  Arsip  dilakukan  oleh  panitia  pemusnahan  Arsip dengan membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta daftar Arsip yang dimusnahkan yang dibuat rangkap 4 (empat).
    1. Berita  acara  tersebut  ditandatangani  oleh  pimpinan  satuan  kerja  yang

bersangkutan; dan

  1. Disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) orang:
    1. pegawai dari unit yang menangani bidang hukum;
    2. pegawai dari unit kepatuhan internal pada satuan kerja yang Arsipnya akan dimusnahkan; dan/atau
    3. Panitia  Penilai Arsip  Kementerian  Keuangan  atau Perwakilan Pegawai

dari Unit Kearsipan II.

  1. Berita acara pemusnahan bahan non Arsip dilampiri dengan daftar bahan non Arsip yang dimusnahkan
  2. Pelaksanaan pemusnahan Arsip dapat dilakukan di lingkungan kantor atau di tempat laih yang memiliki fasilitas dan izin untuk pemusnahan Arsip ;
  3. Apabila pemusnahan Arsip dilakukan dengan menggunakan jasa pihak ketiga

maka harus dipastikan pihak ketiga tersebut sudah  memiliki  nota kesepahaman dengan TPA, Perusahaan Pemushanan Barang Limbah B3 dan Kertas;

  1. Dalam hal pemusnahan dilakukan di tempat lain, satuan kerja wajib menugaskan pejabat/pegawai untuk melakukan pengawalan pengangkutan hingga pelaksanaan pemusnahan selesai;
  2. Arsip  yang  dimusnahkan  dapat  dijual  kepada  pihak  ketiga  dalam  keadaan

tercacah (menjadi  bagian  kecil-kecil)  dan  hasil  penjualannya  disetorkan  ke

kas negara sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak;

  1. Berita Acara Pemusnahan Arsip dilampiri dengan bukti penyetoran uang hasil penjualan ke kas negara, apabila hasil dari pemusnahan Arsip dijual kepada pihak ketiga, disertai dengan dokumentasi pelaksanaan pemus nahan dan dilaporkan kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal, lnspektorat Jendera l, Direktur Jenderal Bea dan Cukai, dan ANRI;